Términos y condiciones de Gracesoft
Las condiciones de uso y privacidad de todos los servicios de Gracesoft.
01Objetivo
Los términos expresados en este contrato constituyen las condiciones de uso y privacidad para todos los servicios prestados en la actualidad y los añadidos en el futuro por GRACESOFT en su sitio web gracesoft.io, su aplicación app.gracesoft.io, la versión móvil y su interfaz de programación de aplicaciones (API).
El usuario acepta, al momento de empezar a utilizar el servicio, respetar todas las condiciones impuestas por este contrato. El usuario acepta por simple causal de uso del sistema de GRACESOFT lo dispuesto en este contrato y en sus Términos y Condiciones, los cuales son susceptibles de cambio con previo aviso por parte de GRACESOFT de conformidad con los plazos legales establecidos. Si el usuario representa una organización, está dando por entendido que la organización acepta ceñirse a este contrato y que tiene las facultades para actuar en nombre de aquella y, por lo tanto, obligarla frente a GRACESOFT y aceptar las obligaciones establecidas en el presente documento. El usuario que no esté de acuerdo con esto no podrá hacer uso de los servicios prestados por GRACESOFT.
02Definiciones
Las definiciones a continuación tendrán el siguiente significado en este contrato:
- Contrato o Acuerdo: Hace referencia a este documento de Términos y Condiciones, sus políticas de privacidad, seguridad y anexos.
- Leyes aplicables: Hace referencia a las leyes que se aplican en la República de Costa Rica para este tipo de contratos mercantiles y de adhesión de servicios tecnológicos.
- Sitio o Sitio web: Hace referencia al sitio donde se prestan todos los servicios que GRACESOFT ofrece, sin tener en cuenta posibles terceros relacionados.
- Servicio o Servicios: Hace referencia a la aplicación que ofrece GRACESOFT en su sitio web y que opera desde el dominio app.gracesoft.io, el uso de la página web principal y su centro de soporte.
- GRACESOFT / El Sistema / Nosotros: Hace referencia a la empresa 3-102-935451 S.R.L., cédula jurídica número 3-102-935451, sus filiales, marcas asociadas y plataformas tecnológicas.
- Sistema: Hace referencia a la plataforma web usada por GRACESOFT para prestar su servicio, incluido el software que usa la plataforma y todos sus contenidos.
- Aplicación: Hace referencia al software que ofrece GRACESOFT como servicio (SaaS) en su sitio app.gracesoft.io.
- Titular de la cuenta: Hace referencia a la persona física o jurídica a nombre de quien está el método de pago (tarjeta de crédito, débito o transferencia) que se usó para registrar o mantener activa la cuenta en GRACESOFT.
- Usuario: Hace referencia a la persona física que visita y usa el sitio web de GRACESOFT y su aplicación, sea o no el “Titular de la cuenta”.
- Plan: Hace referencia a las condiciones de uso, límites y capacidades que tiene un usuario según el pago periódico que haya efectuado.
- Factura electrónica: De conformidad con el Artículo 83 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios de Costa Rica y las resoluciones vigentes de la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, es el documento en formato XML y su representación gráfica PDF que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios autorizados digitalmente.
- Documentos electrónicos: Hace referencia a todos los documentos que se crean y emiten electrónicamente desde el sistema de GRACESOFT para Costa Rica (facturas de venta, tiquetes electrónicos, notas de crédito, notas de débito y confirmaciones de aceptación o rechazo ante el Ministerio de Hacienda).
03Capacidad de celebración de contratos
Según la legislación civil y mercantil de la República de Costa Rica, el usuario que acepte este acuerdo de Términos y Condiciones debe ser legalmente apto para celebrar un contrato según lo permita su autonomía de la voluntad y las leyes que le sean aplicables.
GRACESOFT da por entendido que aquel usuario que acepte este acuerdo de términos y condiciones conoce previamente si está o no en capacidad de celebrar contratos a nombre de la persona o entidad que se determine como Usuario. Quienes de conformidad con la legislación costarricense sean considerados incapaces absolutos o relativos deberán tener autorización de sus representantes legales para celebrar este contrato, siendo estos últimos considerados responsables de cualquier conducta de sus representados o apoderados.
04Registro de cuentas y usuarios
GRACESOFT presta un servicio de software al que se accede a través de su sitio web app.gracesoft.io. Los usuarios que accedan a este servicio deberán registrar una cuenta y brindar la información solicitada en los formularios que se habilitan a la hora de registrar una cuenta. GRACESOFT da por entendido que cualquier información ingresada en estos formularios es hecha bajo juramento de veracidad y, por lo tanto, exonera a GRACESOFT de poseer información falsa sobre cualquier usuario.
GRACESOFT permite el ingreso de una cantidad limitada de usuarios autorizados según el Plan que cada titular o usuario de cuenta haya elegido al momento de registrar su cuenta. GRACESOFT no permite, bajo ninguna circunstancia, que estos usuarios sean distintos de aquellos que el titular de la cuenta haya decidido habilitar como tales para el uso de la plataforma, y estos no podrán ser reemplazados por otras personas mediante el uso compartido de credenciales. De suceder una situación como esta, GRACESOFT no se hace responsable por el uso pernicioso de la información de la cuenta en contra del titular de la misma ni frente al usuario ni frente a terceros.
En cualquier caso, GRACESOFT se reserva, en cualquier momento, el derecho a ponerse en contacto con el Usuario con el fin de verificar su información de registro o cualesquiera otros datos tributarios o corporativos aportados.
05Descripción del servicio
El servicio de GRACESOFT se inicia al momento de registrar una cuenta en nuestro sitio web, tras haber aceptado las condiciones expresadas en este contrato. El servicio consiste en el uso del software de GRACESOFT disponible en app.gracesoft.io y todos los servicios disponibles en sitios web asociados, aplicaciones móviles y API.
GRACESOFT presta el servicio de su aplicación web en la modalidad de Software as a Service (SaaS). El usuario adquiere una licencia no exclusiva, mundial, temporal, revocable e intransferible para usar el sistema de GRACESOFT según las condiciones del plan que haya elegido, pero en ningún momento adquiere derecho de propiedad o intelectual sobre la plataforma.
El usuario se hace conocedor de los servicios por los que está pagando a la hora de usar alguno de los planes que ofrece GRACESOFT, cuyas especificaciones y precios se encuentran disponibles en gracesoft.io/pricing.
GRACESOFT no se hará responsable en ningún caso por los errores cometidos por el usuario a la hora de elegir su plan, así como tampoco al momento de digitar o ingresar su información tanto personal como de la operación y marcha de su actividad empresarial, ni tampoco de la clasificación contable o tributaria que realice de la misma, lo que afectará los resultados arrojados por el Software.
GRACESOFT da por entendido que el titular de la cuenta y los usuarios conocen cualquier cambio que se haga en la configuración de esta. GRACESOFT no se responsabilizará por la pérdida de información que ocurra por fuerza mayor, caso fortuito o hecho de un tercero tal y como se explica bajo el título “Operación del sitio”.
GRACESOFT se reserva el derecho de hacer cambios en los precios y características de los planes y servicios ofrecidos. Los cambios se comunicarán por los medios y en los tiempos oportunos (con un mínimo de 30 días naturales de anticipación). Luego de ser notificado de los cambios, si el Usuario continúa utilizando el servicio o no expresa lo contrario, se entenderá que acepta dichos cambios y por tanto GRACESOFT los aplicará a partir de su nueva vigencia o periodo adquirido.
06Alcance y nivel de servicio
En condiciones normales, la plataforma de GRACESOFT tiene un “down time” de aproximadamente 1%, de modo que la plataforma se encuentra disponible el 99% del tiempo mensualmente. GRACESOFT adelantará las gestiones técnicas pertinentes para que la aplicación esté disponible para el usuario, pero no garantiza la infalibilidad absoluta de la misma, por cuanto pueden existir eventos como fallas en los proveedores de telecomunicaciones de Costa Rica, actos de terceros, mantenimiento o reestructuración de la aplicación que escapen al control directo de GRACESOFT.
El servicio se llevará a cabo por medio de una interfaz web, disponible desde cualquier conexión a internet. En este sentido, el Usuario exonera a GRACESOFT de cualquier responsabilidad que pudiera derivarse de las interrupciones de disponibilidad del servicio motivadas por causas de fuerza mayor o fuera de su control, considerando de forma enunciativa y no limitativa: (i) el módem o router del cliente, (ii) el sistema informático o red local del usuario, (iii) el software de navegación del usuario, (iv) virus informáticos, (v) interconexión de redes telefónicas, satelitales y eléctricas de proveedores externos, (vi) deficiencias en el servicio de Internet de banda ancha contratado por el usuario, o (vii) la indisponibilidad temporal de la plataforma del Ministerio de Hacienda de Costa Rica para la recepción de documentos electrónicos.
GRACESOFT NO será responsable de la veracidad ni la legalidad de la información contable y fiscal que presente el Usuario; en consecuencia, será este último el único responsable de entregar la información real, veraz y oportuna frente a la Dirección General de Tributación u otra entidad gubernamental costarricense competente. Cualquier error, inconformidad, requerimiento o sanción administrativa que se genere en virtud de una acción u omisión por parte del Usuario será de su exclusiva responsabilidad y mantendrá indemne a GRACESOFT de cualquier reclamación.
07Seguridad de la cuenta
GRACESOFT vela por la seguridad de la contraseña que provea el titular de cuenta y los usuarios a la hora de registrar una cuenta y garantiza que tomará las medidas técnicas de seguridad estándar de la industria a su alcance para que esta contraseña no sea expuesta a terceros, mas no puede asegurar la infalibilidad absoluta de su resguardo si el usuario incurre en prácticas negligentes. Por otro lado, GRACESOFT no se responsabiliza por el mal uso de la contraseña por parte del usuario ni por la selección de claves que sean predecibles o fáciles de descifrar, asumiendo que siempre que se acceda al sistema con las credenciales correctas, la operación es efectuada directamente por el usuario autorizado.
08Operación del sitio
GRACESOFT llevará a cabo las gestiones oportunas tendientes a que los sitios web asociados siempre estén disponibles para el usuario, pero no garantiza lo anterior ante daños en comunicaciones regionales, actos vandálicos de terceros, actualizaciones urgentes o reestructuración de los sitios que escapen de su control. No obstante, GRACESOFT garantiza a los usuarios que pagan por el servicio que el software estará disponible en app.gracesoft.io desde cualquier lugar del mundo que permita una conexión a Internet, siempre y cuando el usuario mantenga activas sus credenciales de acceso y su respectivo proveedor de Internet se lo permita.
En cuanto al mantenimiento ordinario y reestructuración del sitio, GRACESOFT se reserva el derecho de hacerlo procurando dar un aviso previo con una antelación prudente en la interfaz de la plataforma para evitar incomodidades en el procesamiento operativo y fiscal de datos de los usuarios.
GRACESOFT se reserva el derecho de realizar sin aviso previo mejoras u optimizaciones en su sistema; sin embargo, el anuncio de una fecha estimada de actualización no obliga contractualmente a GRACESOFT a que efectivamente en dicha fecha todos los usuarios deban contar con la mejora. Solo se entenderán vinculadas al servicio contratado dichas mejoras cuando GRACESOFT efectivamente las implemente y señale su carácter permanente.
09Limitaciones
EL CLIENTE no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar, desensamblar el software de GRACESOFT, ni realizar cualquier otra operación que tienda a descubrir el código fuente de la plataforma. Además, queda estrictamente prohibida la separación de sus componentes técnicos. GRACESOFT autoriza el uso del software exclusivamente como un producto integrado único bajo la modalidad SaaS. El CLIENTE comprende que el incumplimiento de esta prohibición constituye un delito de conformidad con la legislación sobre delitos informáticos y propiedad intelectual vigentes en la República de Costa Rica.
GRACESOFT no será responsable de cualquier reclamación extrajudicial, judicial o de índole administrativa que se derive de la negligencia, culpa, dolo o impericia del Usuario al momento de suministrar su información contable o financiera frente a la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda de Costa Rica; por ende, será este el único responsable ante las autoridades fiscales nacionales.
10Facturación electrónica (Costa Rica)
GRACESOFT es una compañía especializada en:
- Ofrecer soluciones de software para el intercambio electrónico de documentos empresariales adaptados a la normativa costarricense.
- Prestar servicios de ingeniería y parametrización de intercambio electrónico y generación de estructuras XML.
- Garantizar niveles de servicio, alojamiento y confidencialidad requeridos para dar cumplimiento a la normativa de facturación electrónica emitida por la Dirección General de Tributación de Costa Rica y a las directrices de seguridad de la información aplicables.
11Plan de contingencia de facturación electrónica
De conformidad con las resoluciones y directrices de facturación electrónica vigentes emitidas por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda de Costa Rica, GRACESOFT establece que, ante cualquier intermitencia técnica interna del sistema o bien por caídas generalizadas en los servidores de Hacienda que impidan la validación inmediata de los comprobantes electrónicos:
- El usuario deberá apegarse de forma obligatoria y bajo su propia responsabilidad al Plan de Contingencia de Facturación autorizado por la legislación costarricense (emisión de comprobantes de contingencia físicos o preimpresos autorizados).
- Una vez que cesen los inconvenientes técnicos o que el Ministerio de Hacienda restablezca sus servicios de validación de APIs, el usuario se obliga a transcribir y enviar los comprobantes emitidos por contingencia en formato electrónico a través de la plataforma de GRACESOFT en los plazos fijados por la normativa tributaria costarricense.
12Condiciones y medios de pago
El usuario consiente expresamente la prestación del servicio inmediatamente después de su compra y autoriza a GRACESOFT a cobrarle automáticamente con la frecuencia de pago (mensual o anual) que elija hasta que se dé de baja en los términos del contrato.
El cobro recurrente se realizará en el mismo día calendario del mes en que se inscribió por primera vez.
En caso de que el método de pago seleccionado esté vencido, no sea válido, no cuente con fondos suficientes o presente cualquier otra restricción bancaria que impida que el pago sea exitoso, el Usuario acepta que GRACESOFT realice el cobro a cualquiera de los métodos de pago secundarios o de respaldo que el Usuario tenga registrados en su cuenta.
GRACESOFT trabaja con los siguientes medios de pago:
- Tarjetas de crédito y débito: Visa, Mastercard y American Express. Los pagos se procesarán de forma segura a través de la pasarela de pagos autorizada ONVO.
- SINPE Móvil: Los pagos pueden realizarse al SINPE Móvil 6060-6083 a nombre de la empresa 3-102-935451 SRL.
- Transferencia a las cuentas bancarias del BAC San José: Los pagos pueden realizarse por medio de las siguientes cuentas bancarias:
- Colones: IBAN CR67010200009724757014 · Cuenta BAC 972475701
- Dólares: IBAN CR77010200009724756931 · Cuenta BAC 972475693
El usuario acepta y conoce los límites de su plan al registrarse. En el caso de que el usuario supere alguno de los límites de facturación, usuarios o almacenamiento de su plan, GRACESOFT le notificará a través del sistema para realizar un cambio de plan (upgrade). Si posterior a la notificación el límite continúa excedido, la cuenta se suspenderá temporalmente para la emisión de nuevos documentos hasta que el usuario elija y pague su nuevo plan adecuado.
El usuario autoriza a GRACESOFT a realizar las consultas pertinentes en bases de datos de información crediticia y de riesgo en el ámbito nacional e internacional para verificar su comportamiento de pago.
El usuario afirma bajo la fe de juramento que no está incluido en listas internacionales de restricciones financieras (como la Lista OFAC / Clinton) y que sus ingresos provienen de actividades mercantiles enteramente lícitas de conformidad con la Ley N.º 8204 (Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo) de Costa Rica.
Datos de facturación y emisión de comprobantes
La información de registro del usuario constituye la base imponible sobre la cual se genera la factura por el servicio de software de GRACESOFT. El usuario es el único responsable de que dicha información esté correcta. Las solicitudes de corrección de facturas emitidas por GRACESOFT deberán solicitarse dentro de los cinco (5) días hábiles de su emisión. Cerrado el mes fiscal costarricense, no será técnicamente viable realizar modificaciones sobre facturas ya reportadas al Ministerio de Hacienda.
13Descuentos por cross-selling
Corresponden a descuentos aplicables a los usuarios que mantengan múltiples servicios o módulos activos dentro de la aplicación de GRACESOFT. Sus porcentajes e inicio de vigencia se detallan en el portal de precios de la compañía.
- El descuento se calculará sobre la suma total de los módulos o productos activos de forma recurrente.
- Estos descuentos se extinguirán de forma inmediata si el usuario da de baja alguno de los servicios que daban derecho al beneficio cruzado.
- No son acumulables con otras promociones especiales o descuentos específicos de temporada, salvo que se especifique lo contrario.
14Otras obligaciones de los usuarios
GRACESOFT es un aplicativo web bajo la modalidad SaaS, el cual proporciona un entorno de almacenamiento que el usuario administra bajo su entera cuenta y riesgo. GRACESOFT toma las medidas de ciberseguridad industrial correspondientes, pero no se responsabiliza de las consecuencias que resulten de accesos no autorizados debidos a negligencia del usuario en el resguardo de sus claves.
El usuario se obliga a la hora de usar el servicio a:
- No causar daño físico, moral, reputacional o de infraestructura a GRACESOFT o a otros usuarios.
- No utilizar el servicio con fines maliciosos ni para evadir obligaciones de carácter tributario en Costa Rica.
- No publicar, alojar o transmitir información sensible que resulte ilegal, difamatoria, ofensiva o que vulnere derechos de propiedad intelectual de terceros.
- Garantizar que es el emisor o receptor legítimo de los comprobantes procesados en la plataforma y que la información proporcionada cumple con el ordenamiento tributario del país.
El usuario manifiesta ser dueño exclusivo de la información que ingresa al sistema de GRACESOFT. Al darse por terminado el servicio por cualquier causa, el usuario tendrá a su alcance la exportación de sus datos (en formatos estándar como XML o CSV de consulta); sin embargo, GRACESOFT no se obliga a realizar desarrollos específicos o migraciones personalizadas hacia softwares de la competencia de forma gratuita.
15Propiedad intelectual e industrial
Titularidad exclusiva de activos: El Usuario reconoce y acepta de forma expresa e irrevocable que GRACESOFT (o su respectiva sociedad titular del grupo corporativo) es la única, legítima y exclusiva propietaria, o licenciataria autorizada, de todos los derechos de propiedad intelectual, industrial, comercial y tecnológica asociados a la plataforma, el sitio web, las aplicaciones móviles y las interfaces de programación de aplicaciones (API). Esta protección de titularidad abarca, de forma enunciativa pero no taxativa:
- El código fuente, código objeto, código ejecutable, scripts, librerías, parches de seguridad, optimizaciones y arquitectura técnica del software.
- El diseño de interfaces gráficas, wireframes, esquemas de navegación, elementos visuales, logotipos, isotipos, marcas comerciales (registradas o en proceso de registro), nombres comerciales, eslóganes publicitarios y patentes de invención o modelos de utilidad relacionados.
- La estructura, diseño, indexación y esquemas lógicos de las bases de datos desarrolladas para la operación del sistema.
- Los algoritmos de procesamiento de datos, metodologías de cálculo tributario, flujos de automatización de facturación y todo el know-how (saber hacer) técnico y operativo de la plataforma.
Inexistencia de cesión de derechos: Bajo ninguna circunstancia se interpretará que el acceso, navegación, registro, pago o uso ordinario de la plataforma SaaS constituya una venta, cesión, transferencia, enajenación o transmisión, total o parcial, de los derechos de propiedad intelectual o de autor a favor del Usuario o de terceros. El derecho otorgado al Usuario se limita estrictamente a una licencia de uso de carácter temporal, personal, revocable, no exclusiva e intransferible, sujeta al pago del Plan correspondiente y con las limitaciones operativas aquí establecidas.
Prohibiciones expresas de explotación: Queda terminantemente prohibido al Usuario, sus empleados, contratistas o cualquier Usuario Autorizado, realizar por sí mismos o a través de terceros, de forma directa o indirecta, las siguientes conductas:
- Copiar, reproducir, duplicar, modificar, adaptar, traducir, realizar obras derivadas, distribuir, comercializar, sublicenciar, ceder, arrendar o poner a disposición de terceros de forma onerosa o gratuita el software o cualquiera de sus componentes técnicos.
- Aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar, desensamblar, desglosar o realizar cualquier operación informática orientada a descubrir el código fuente, la lógica interna o los algoritmos de la plataforma.
- Remover, ocultar, alterar o suprimir los avisos de reserva de derechos de autor, marcas comerciales, patentes o leyendas de confidencialidad insertas en las pantallas, reportes, archivos PDF o documentación técnica de GRACESOFT.
- Utilizar la plataforma, sus interfaces o sus datos para el desarrollo de un producto de software competidor o con el propósito de realizar prácticas de espionaje industrial o benchmarking no autorizado.
Titularidad sobre mejoras y retroalimentación (feedback): En el evento de que el Usuario o sus Usuarios Autorizados sugieran, propongan, recomienden o aporten ideas sobre nuevas funcionalidades, mejoras, correcciones o modificaciones a la plataforma (en adelante, “La Retroalimentación”), el Usuario acepta que toda propiedad intelectual derivada de dicha Retroalimentación pertenecerá de forma exclusiva y originaria a GRACESOFT, sin que ello genere derecho a compensación económica, regalía, descuento o contraprestación alguna presente o futura a favor del Usuario.
Consecuencias jurídicas por infracción: Cualquier violación, vulneración o uso no autorizado de los derechos de propiedad intelectual e industrial regulados en esta sección se considerará un incumplimiento contractual gravísimo, habilitando a GRACESOFT a suspender e inhabilitar la cuenta del Usuario de forma inmediata y definitiva sin responsabilidad alguna de su parte. Asimismo, GRACESOFT se reserva el ejercicio incondicional de todas las acciones civiles (para el cobro de daños, perjuicios económicos y lucro cesante) y penales correspondientes, de conformidad con la Ley N.º 6683 de Derechos de Autor y Derechos Conexos, la Ley N.º 7978 de Marcas y Otros Signos Distintivos, y la legislación aplicable sobre Delitos Informáticos de la República de Costa Rica.
16Suspensión y terminación del servicio
GRACESOFT se reserva el derecho de dar por terminado o suspender temporalmente el servicio a cualquier usuario que incurra en incumplimiento de estos términos. Específicamente, procederá la terminación unilateral inmediata si:
- Se utiliza el software para fines delictivos o contrarios a las leyes costarricenses.
- Se detecta el uso de la cuenta para esparcir código malicioso (malware, virus, etc.) que ponga en riesgo la infraestructura de GRACESOFT o de otros usuarios.
- Se detecta suplantación de identidad o falsificación de comprobantes ante las autoridades hacendarias utilizando nuestra plataforma.
GRACESOFT se reserva el derecho de modificar o descontinuar módulos del sistema en su proceso de evolución técnica, sin que esto implique obligación de indemnización alguna a favor del cliente.
17Suspensión del servicio por falta de pago
Si el pago de un cobro no se verifica —por ejemplo, porque la tarjeta registrada fue rechazada tras un máximo de tres (3) intentos de cobro automático, a razón de uno por día—, GRACESOFT aplicará las siguientes medidas, contadas en días naturales a partir de la fecha de vencimiento del cobro:
- Días 1 a 3: la cuenta sigue funcionando con normalidad y el sistema muestra un aviso de pago pendiente.
- Días 4 a 7: la cuenta pasa a modo de consulta: el usuario puede ver y descargar su información, pero no puede crear, modificar ni emitir documentos.
- A partir del día 8: se suspenden el acceso a la cuenta y la emisión de comprobantes; solo quedan disponibles el inicio de sesión y la sección de facturación para regularizar el pago.
Las cuentas que nunca han realizado un pago, como aquellas cuyo periodo de prueba termina sin pago, no cuentan con estos plazos: el acceso se suspende a partir del día siguiente a la fecha de vencimiento. GRACESOFT podrá acordar plazos distintos con el titular de una cuenta en particular.
Para reactivar la cuenta, el usuario deberá liquidar la totalidad de los saldos acumulados e insolutos; los pagos por SINPE Móvil o transferencia se aplican una vez que GRACESOFT confirma el comprobante reportado en la plataforma. La suspensión de la cuenta no exime al usuario de sus compromisos financieros por periodos ya consumidos antes de la suspensión.
18Resolución por incumplimiento del usuario
La suspensión de la cuenta, por falta de pago o por uso indebido, se notificará al usuario por correo electrónico. La suspensión no implica el borrado de la información: GRACESOFT conserva los datos de la cuenta, incluidos los documentos electrónicos y sus archivos XML, y el acceso se restablece cuando se corrige la causa de la suspensión, salvo en los casos de terminación previstos en la sección “Suspensión y terminación del servicio”.
GRACESOFT no elimina la información de una cuenta por abandono del servicio. La conservación y la supresión de los datos personales se rigen por la política de privacidad de este documento y por las obligaciones legales de conservación de la información tributaria.
19Finalización del contrato por parte del usuario
El titular de la cuenta puede cancelar su suscripción en cualquier momento a través de la configuración de su panel de administración en app.gracesoft.io, siguiendo la ruta de cancelación de suscripción provista por el sistema.
- El servicio se mantiene activo hasta el último día del periodo pagado, o del periodo de prueba, y la cancelación puede revertirse hasta esa fecha. Si la cuenta tiene cobros vencidos, la cancelación surte efecto de inmediato y no puede revertirse.
- Si el usuario requiere que la baja sea procesada por soporte técnico mediante el correo soporte@gracesoft.io, deberá escribir desde la dirección de correo del titular de la cuenta con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles antes de su fecha de pago.
- Terminado el servicio, la cuenta permanece en modo de consulta durante noventa (90) días naturales: el usuario puede ver y descargar toda su información, incluidos los archivos XML y PDF de sus documentos electrónicos, pero no puede crear ni modificar registros. GRACESOFT enviará avisos por correo electrónico siete (7) días antes de que termine el servicio y al cerrar el periodo de consulta.
- Vencido ese plazo, la cuenta se archiva y solo quedan disponibles el inicio de sesión y la sección de facturación. La información no se elimina: el titular de la cuenta puede volver a suscribirse en la misma cuenta, con los precios vigentes y sin un nuevo periodo de prueba, y recupera el acceso una vez pagado el nuevo cobro.
Política de reembolsos
Las devoluciones de dinero procederán únicamente en los siguientes casos:
- Derecho de retracto legal: dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la compra de una suscripción nueva, siempre que no se haya hecho uso del servicio.
- Cobros duplicados por error: cuando se verifique un doble cobro bancario atribuible a fallos de procesamiento de GRACESOFT.
No aplican reembolsos en planes anuales ya consumidos parcialmente, ni en cuentas que no hayan hecho uso del sistema por desinterés voluntario del cliente durante la vigencia contratada. La cancelación de la suscripción tampoco genera reembolsos automáticos, y los complementos pagados por periodos posteriores a la fecha de finalización no se reembolsan.
20Fuerza mayor
Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando la prestación del servicio se atrase o se haga imposible debido a un evento de caso fortuito o fuerza mayor (como terremotos, fallos masivos de conectividad regional o caídas prolongadas de los servidores del Ministerio de Hacienda de Costa Rica). La parte afectada deberá notificarlo dentro de las 48 horas de ocurrido el evento. Si la fuerza mayor persiste por más de tres (3) meses, cualquiera de las partes podrá resolver el contrato con un preaviso de quince (15) días naturales.
21Derecho de retracto
De conformidad con el Artículo 40 de la Ley N.º 7472 (Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor) de Costa Rica, el Usuario podrá ejercer su derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la primera suscripción del servicio, siempre y cuando no haya iniciado el procesamiento operativo o fiscal de datos en la plataforma, obteniendo la devolución total de lo pagado y extinguiéndose su cuenta. No aplica para renovaciones periódicas sucesivas.
22Política de privacidad y autorización para el tratamiento de datos personales (Ley N.º 8968)
Consentimiento informado: De plena conformidad con las disposiciones de la Ley N.º 8968 (Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales) de la República de Costa Rica, su respectivo Reglamento (Decreto Ejecutivo N.º 37554-JP) y las directrices emanadas por la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), el Usuario que registra una cuenta, introduce sus datos y acepta de forma electrónica estos Términos y Condiciones, otorga su consentimiento expreso, libre, específico, inequívoco e informado para que GRACESOFT recopile, almacene, organice, estructure, consulte y procese sus datos personales.
Delimitación de roles técnicos y legales: Para la correcta interpretación del flujo de datos en el entorno SaaS, las partes definen y aceptan sus respectivas responsabilidades legales bajo el marco normativo costarricense:
- El CLIENTE (Usuario) actúa como “Responsable de la Base de Datos”: El Usuario es el único titular, creador y garante legal de las bases de datos comerciales que introduce y administra en el software (que incluyen datos de sus propios clientes finales, proveedores, facturas, compras y empleados). El Usuario asume la responsabilidad exclusiva de contar con el debido consentimiento informado de dichos terceros y de cumplir con la inscripción de sus bases de datos ante la PRODHAB si así lo exigiera la ley, exonerando a GRACESOFT de cualquier sanción o reclamo de terceros por la licitud del origen de los datos.
- GRACESOFT actúa como “Encargado del Tratamiento”: GRACESOFT no ejerce poder de decisión sobre el uso, finalidad o destino de los datos comerciales ingresados por el Usuario. GRACESOFT se limita a proveer la infraestructura tecnológica en la nube para procesar, estructurar y custodiar técnicamente dicha información bajo las instrucciones operativas del Usuario y para los fines exclusivos de la ejecución del servicio de software.
Finalidades del tratamiento de datos de registro: Los datos personales de identificación, contacto y facturación del propio Usuario (tales como nombre, cédula física o jurídica, correo electrónico, teléfono, dirección y datos de medios de pago) serán tratados por GRACESOFT únicamente para las siguientes finalidades legítimas:
- La habilitación, personalización, mantenimiento y correcto funcionamiento técnico de la cuenta en la plataforma SaaS.
- La prestación del servicio de soporte técnico, atención de consultas y resolución de incidencias operativas.
- La gestión de cobros corporativos, emisión de facturas electrónicas por el servicio y auditorías contables internas.
- El envío de notificaciones críticas de seguridad, alertas de mantenimiento de servidores y actualizaciones regulatorias del Ministerio de Hacienda de Costa Rica.
- El envío de comunicaciones promocionales o publicitarias directamente relacionadas con los servicios de GRACESOFT, siempre que el Usuario no haya revocado dicha autorización en los términos de la Cláusula 26.
Protocolo de seguridad y almacenamiento: GRACESOFT se obliga a implementar de forma continua las medidas de seguridad técnicas, organizativas, lógicas y físicas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, evitando su alteración, pérdida, destrucción o acceso no autorizado. El Usuario autoriza expresamente que el almacenamiento físico de los servidores y bases de datos se realice mediante esquemas de computación en la nube operados por proveedores de infraestructura de primer nivel internacional (tales como Amazon Web Services, Microsoft Azure o Google Cloud), los cuales cumplen con certificaciones de seguridad globales (como ISO/IEC 27001 y SOC 2) y garantizan estándares adecuados de transferencia internacional de datos de conformidad con los criterios de la PRODHAB.
Notificación ante brechas de seguridad: En caso de ocurrir un evento fortuito o ataque cibernético que resulte en una vulneración, filtración, pérdida o acceso no autorizado a las bases de datos custodiadas (Brecha de Seguridad), GRACESOFT se compromete a mitigar el incidente técnico de forma prioritaria y a notificar formalmente al Usuario dentro de un plazo máximo de setenta y dos (72) horas hábiles posteriores a la confirmación del suceso. Dicha notificación detallará, en la medida de la información técnicamente disponible, la naturaleza del incidente, las categorías de datos potencialmente afectadas y las medidas correctivas implementadas de inmediato.
Mecanismo para el ejercicio de los derechos ARCO: El Usuario y cualquier titular de datos personales podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (Derechos ARCO) garantizados por la Ley N.º 8968. Para tales efectos, el interesado deberá dirigir una solicitud formal por escrito al correo electrónico oficial soporte@gracesoft.io, incorporando como asunto “Ejercicio Derechos ARCO - Ley 8968”. La solicitud deberá contener de forma obligatoria:
- Nombre completo, número de identificación del titular de los datos y, en caso de actuar mediante representación, el documento legal que acredite dicha facultad.
- Indicación clara, precisa y detallada del derecho que desea ejercer (especificando si requiere acceso a sus datos, la corrección de una información inexacta, la supresión definitiva de sus registros o la oposición a un tratamiento específico).
- Dirección de correo electrónico para recibir notificaciones oficiales.
GRACESOFT evaluará la solicitud de conformidad con los plazos de ley y emitirá la resolución correspondiente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la gestión en caso de solicitudes de rectificación o acceso, o en el plazo legal aplicable según la naturaleza del requerimiento. GRACESOFT podrá denegar la supresión o cancelación de los datos únicamente cuando exista una obligación legal o contractual vigente que obligue a la conservación de la información (como los plazos de prescripción tributaria que dicta el Código de Normas y Procedimientos Tributarios de Costa Rica).
23Herramientas de analítica y funciones publicitarias
GRACESOFT puede utilizar herramientas de analítica de terceros, como Google Analytics o Amplitude, y audiencias de remarketing para medir el uso de su sitio web y de su aplicación y para la implementación de campañas publicitarias. El usuario acepta que la metadata de navegación y uso del sitio web y de la aplicación pueda ser utilizada para análisis demográficos agregados, análisis de uso del producto e informes de optimización publicitaria, garantizando en todo momento la anonimización de la información sensible.
25Análisis de datos
Al registrar su cuenta, el usuario acepta que GRACESOFT pueda recopilar y analizar información transaccional anónima derivada del giro de sus actividades con fines estadísticos, de mejora del software y de Business Intelligence, garantizando en todo momento que no se compartirán datos de identificación individualizada de sus operaciones sin consentimiento previo. El usuario podrá solicitar en cualquier momento la exclusión de sus datos anónimos de los modelos agregados de análisis comercial mediante correo electrónico a soporte@gracesoft.io.
26Política comunicacional
Al registrar una cuenta con GRACESOFT, el titular de la cuenta debe introducir un correo electrónico y un número de teléfono de contacto. Al hacer esto, acepta recibir correos electrónicos de soporte, avisos de facturación, actualizaciones del software, notificaciones push, mensajes de texto o de WhatsApp directamente relacionados con la operación del sistema. Si desea revocar la autorización para recibir correos de carácter estrictamente comercial o promocional, el usuario podrá hacerlo a través del enlace de desuscripción presente en los correos o escribiendo a soporte@gracesoft.io.
27Canales de contacto con el usuario y horarios
De conformidad con las sanas prácticas de consumo y comerciales de la República de Costa Rica, las comunicaciones comerciales, gestiones de cobranza de saldos vencidos y campañas publicitarias directas de GRACESOFT dirigidas al usuario se realizarán bajo los siguientes parámetros:
- Canales autorizados: correo electrónico, SMS, WhatsApp, llamadas telefónicas y notificaciones internas del sistema.
- Horarios de contacto: lunes a viernes de 07:00 a las 19:00 horas, y sábados de 08:00 a las 15:00 horas (horario oficial de Costa Rica).
- Se exceptúan de estos horarios las alertas automáticas del sistema, confirmaciones de transacciones de facturación del servicio iniciadas por el propio usuario o avisos por detección de vulnerabilidades o fraudes informáticos que requieran atención inmediata.
Horario de soporte: la atención de soporte técnico a los usuarios se brinda de lunes a viernes de 08:00 a las 15:00 horas (horario oficial de Costa Rica), a través de soporte@gracesoft.io y de los demás canales publicados en el sitio web.
28Legislación aplicable y jurisdicción
Este contrato y documento de Términos y Condiciones se rige exclusivamente por las leyes de la República de Costa Rica. Cualquier controversia que se derive de la interpretación, validez o ejecución de estos Términos y Condiciones que no pueda ser resuelta de mutuo acuerdo de forma directa entre las partes, se someterá de forma obligatoria e incondicional a los procesos de resolución alternativa de conflictos (mediación y arbitraje) del Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Costa Rica (o alternativamente del Centro de Resolución de Conflictos del Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica), a cuyos reglamentos y resoluciones las partes se someten de manera inapelable.
29Consultas, quejas y reclamos
En caso de existir consultas, quejas o reclamos sobre la información contenida en el presente documento de Términos y Condiciones o sobre el funcionamiento de la plataforma, por favor escribir al correo electrónico de atención oficial soporte@gracesoft.io, indicando en el asunto del mensaje: “Comentario Términos y Condiciones”.